QUEM QUER UM MODELO?
Temos o melhor modelo documento que você necessita!
Atualmente os pedidos de modelos de
documentos, treinamentos, DDS, Análises entre outros vem se tornando frequente,
abrindo um alerta quanto a estes pedidos.
Qual está sendo a dificuldade na
elaboração de documentações treinamentos entre outros pedidos?
A questão está em duas perguntas:
- O que o profissional irá fazer
ao receber um modelo?
- Ao receber um modelo por exemplo de
um treinamento, como será ministrado este treinamento sem que o profissional
tenha elaborado o mesmo?
O que torna mais complicado é a aplicação de um treinamento onde o
profissional não soube elaborar e utilizará um slide de um tema que certamente
não detém conhecimento .
Elaborar um documento pode em seu
processo, ter a facilidade devido a experiência e vivência sobre o tema ou a
geração de uma grande dificuldade para quem está na posição de criar e pôr em
execução esse documento, que, conforme sua complexidade quanto às informações
que devem estar contidas, verificadas e registradas, podendo induzir esse
profissional a procurar pelo meio mais fácil, utilizando um modelo pronto.
O grande problema nesse modelo pronto
é que, na maioria dos casos, por não saber elaborar este documento, o
profissional também não saberá verificar se o modelo que recebeu atende
plenamente ou não, incorrendo na má utilização e no comprometimento futuro para
a empresa e até para ele próprio devido o conteúdo a própria apresentação.
Prontamente, um colega do grupo de
discussão ou um colega mais próximo acaba enviando modelos na boa intenção de
ajudar ou por sorte acaba “achando” um modelo disponível na internet pelo
Google.
Ao receber tais modelos, o
profissional vê seu problema resolvido, pois já se encontram ali as informações
de que necessita. (acreditando certamente nisso)
A adequação do documento passa por
uma transformação com o logo da empresa ou do profissional que passará a utilizá-lo.
Vejamos, então, o desdobramento nesse
caso.
Ao receber os modelos, esse
profissional acaba escolhendo aquele que mais chama a sua atenção, em vez de
entender se os modelos enviados refletem a realidade da empresa, e de solicitar
a ajuda dos profissionais dentro do grupo ou um colega mais próximo para
orientá-lo.
Na errônea comparação de que aquele
modelo pode ser aplicado para a empresa que ele trabalha ou vai prestar um
serviço, acaba esquecendo que cada estabelecimento tem sua particularidade e
seus riscos, que, conforme a atividade do posto haverá semelhanças, mas também
diferentes condições, associações de outros agentes e processos de trabalho, a
utilização de produtos químicos diferentes, nocivos, entre tantas outras
diversidades.
Vemos, então, que o modelo é só o
modelo e não a solução pronta.
As consequências são devastadoras,
pois ao deixar de verificar se o modelo corresponde à realidade da empresa e
atividade, pode acarretar em prejuízos futuros, culminando em processos
trabalhistas, em indenizações e, certamente, nas responsabilizações civil e
criminal do profissional que o utilizou, solidariamente com o representante
legal da empresa.
A questão sobre documentação de
Segurança e Medicina do Trabalho, e inserimos o texto “Dê a sua cara”, fizemos na preocupação de ajudar esses
profissionais a não cometerem tais erros como apresentamos anteriormente. Em
seguida, vamos exemplificar como aproveitar a ajuda e transformá-la na sua
ferramenta de trabalho.
Inicialmente, ao elaborar um
documento, qualquer que seja a dificuldade sempre será um fator existente,
visto que a complexidade das informações nos compele a pesquisar, estudar e
transportar essa informação para o papel.
Em aulas que ministrei quando
professor ou em cursos, procurava incentivar sempre os alunos a criarem seus
documentos, dando a sua cara, mas como é isso?
Vamos partir inicialmente de um
conceito que deve ser entendido na elaboração de um documento, considerando que
ele possa ser um Check-List, uma APR - Análise Preliminar de Risco, uma IT -
Instrução de Trabalho, uma Ficha de Controle de Fornecimento de EPI, uma Ficha
de Inspeção de Área, um Relatório de Investigação de Acidente, um Controle de
DDS - Diálogo Diário de Segurança, entre tantos outros documentos existentes ou
necessários, e que devem então obedecer aos seguintes aspectos:
1.
O documento que você estará elaborando tem uma finalidade,
isto é, o que você pretende evidenciar ou identificar?
2.
Identificado ou evidenciado, quais as informações importantes
que devem estar inseridas nesse documento?
3.
Se for referente a algum equipamento, veículo ou máquinas
existem informações mais detalhadas para que possam compor o documento?
4.
Existe algum empregado que conheça bem aquele equipamento,
veículo ou máquina, o qual possa acrescentar informações importantes para o
documento?
5. Qual seria a melhor forma para elaborar o documento, conforme as informações que serão evidenciadas para as análises ou os relatórios que serão gerados?
6. O layout do documento é de fácil visualização e compreensão, não confundindo quem utiliza e quem gerencia o seu uso?
7. Existe uma rotina e uma orientação para a utilização do documento?
8.
Por último, na implantação, verificar as deficiências e as
necessidades de melhoria do documento, lembrando que não se cria um documento
de forma definitiva.
Após termos conhecimento dessas
etapas, podemos, então, elaborar o documento, aproveitando, se desejado,
modelos existentes já em utilização, advindos de colegas, grupos de discussão,
entre outros.
Uma vez de posse de pelo menos três
modelos, avalie o conteúdo seguindo o roteiro apresentado anteriormente,
anotando as deficiências, isto é, o que falta no documento para atender sua
demanda.
De cada um dos três documentos,
retire as melhores informações que você avaliou serem pertinentes com a
necessidade do novo documento; acrescente as informações que faltam e formate o
documento utilizando um layout que seja fácil de compreender e agradável de
trabalhar.
Ao fazer esse processo de criação do
layout, você estará “Dando a sua cara”, ou seja, criando um padrão a ser
adotado para qualquer documento que estiver elaborando futuramente.
Para melhor demonstrarmos,
utilizaremos como exemplo a elaboração de uma Ficha de Registro de Treinamento,
cujas informações que deve conter o novo documento são:
a) Nome do Treinamento
b) Conteúdo Programático
c) Data,
Mês e Ano
d) Horário
Inicial e Final
e) Carga Horária
f) Condição do Treinamento
(Introdutório, Reciclagem ou Reforço)
g) Nome e Cargo ou Formação do Instrutor
h) Local do Treinamento
i) Controle de Centro de Custo por Setor
j) Nome, Cargo e Assinatura dos participantes
Mediante essas
informações que foram
identificadas como as necessárias para compor o documento que servirá de registro de Treinamentos para sua empresa,
vejamos, então, o que temos em nossos exemplos:
Podemos verificar que todas as informações de que necessitamos estão dispostas nos três modelos.
Observa-se, também, que cada modelo possui uma forma
de registro distinta conforme a sua necessidade, na aplicabilidade de cada
empresa.
Além disso, não apresentam todas as informações de que necessitamos, mas também poderia haver um modelo que contivesse essas informações, e que mesmo assim não fosse o “seu” modelo.
No Modelo 1, temos:
a) Nome do Treinamento.
b) Local/Contrato.
c) Conteúdo Programático.
d) Horário Inicial e Final.
e) Data, Mês e Ano.
f) Nome do Participante.
g) Área.
h) Centro de Custo.
i) Entidade.
j) Nome do Instrutor.
k) Visto do Instrutor.
a) Condição do Treinamento.
b) Tema.
c) Dia, Mês e Ano.
d) Horário.
e) Local.
f) Instrutor.
g) Assinatura.
h) Carga Horária.
i) Nome, Função e Assinatura do participante.
E, por último, no Modelo 3, temos:
a) Nome do Treinamento.
b) Dia, Mês e Ano.
c) Carga Horária.
d) Horário Inicial e Final.
e) Nome do Instrutor
e Função.
f) Entidade Responsável.
g) Histórico/Conteúdo Programático.
h) Condição do Treinamento.
i) Quem solicitou, Função e Setor.
j) Nome, Função, Setor e Assinatura do participante.
Para podermos montar nosso documento, façamos, então, a coleta dos campos que serão integrantes, observando e analisando conforme os critérios já apresentados e também conforme a tônica de facilidade e preenchimento, analisando o que cada modelo oferece de informação.
• MODELO 1:
a) Nome do Treinamento;
h) Centro de Custo.
• MODELO 2:
a) Condição
do Treinamento;
e) Local;
g) Assinatura;
i) Nome, função e Assinatura do Participante.
• MODELO 3:
b) Dia, Mês e Ano;
c) Carga Horária;
d) Horário Inicial e Final;
e) Nome do Instrutor
e Função.
O novo documento foi elaborado com as informações dos três modelos, recebendo uma nova “aparência” e uma redistribuição dos campos, a partir do qual, então, criamos o “nosso documento”, ou seja, “Demos a nossa cara”.
Por meio desse exemplo, outros documentos
podem ser elaborados
com a mesma facilidade.
Esse
processo já difere para a elaboração de um PGR e PCMSO, entre outros Programas,
Laudos e Documentos.
Nesses
casos em específico, um modelo pode orientar na elaboração, mas você deve,
antes de tudo, efetuar uma verificação com a Norma Regulamentadora e com a Legislação específica quanto ao seu atendimento, atentando
para as atualizações que decorem ao longo do ano.
Podemos inclusive
utilizar na elaboração de documentação referente
ao Ministério do Trabalho a NR
28, que oferecerá um grande
auxílio no cumprimento da legislação.
No processo
de elaboração de Programas, Laudos,
Relatórios, Apresentações, Manuais
ou qualquer outro documento específico, procure
sempre adotar o conceito de “Dar a sua cara”, criando, assim, uma padronização.
“Não
extingua sua inspiração e sua imaginação; não se torne o escravo do seu modelo.”
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