8 Dicas para Elaborar Documentação de Segurança e Medicina do Trabalho - Dê a sua Cara
Nos Grupos de Discussão, dentre as mensagens, há aquela que acaba sendo uma das mais enviadas, e, na maioria dos casos, sempre acompanhada com o texto padrão:
“Estou precisando de um modelo de ...”
Essa mensagem aborda documentos tais como Lista de Treinamento, Check List, modelos de PCMAT, LTCAT, entre outros, e aquele que podemos chamar de campeão de pedidos, o PPRA.
Elaborar um documento pode ter, em seu processo, a facilidade ou a geração de uma grande dificuldade para quem está na posição de criar e pôr em execução esse documento, que, conforme sua complexidade quanto às informações que devem estar contidas, verificadas e registradas, acaba por induzir esse profissional a procurar pelo meio mais fácil, utilizando um modelo pronto.
O grande problema nesse modelo pronto é que, na maioria dos casos, por não saber elaborar tal documento, o profissional também não saberá verificar se este o atende plenamente, incorrendo na má utilização e no comprometimento futuro para a empresa e até para ele próprio.
Vejamos uma análise simples, utilizando o nosso campeão de pedidos — o PPRA — que acaba sendo um bom exemplo para podermos demonstrar o que causa o uso de um modelo de forma indiscriminada.
Nosso exemplo parte, então, do pedido:
“Alguém teria um modelo de PPRA de Posto de Gasolina?”
Prontamente, um colega do grupo de discussão, um colega mais próximo acaba enviando modelos na boa intenção de ajudar ou por sorte acaba “achando” um modelo disponível na internet pelo Google, em sites ou Blogs.
Ao receber tais modelos, o profissional vê seu problema resolvido, pois já se encontram ali os riscos e as medidas a serem adotadas para o Posto de Gasolina, e até em um pensamento inocente, ele considera que são iguais para todos os Postos de Gasolina, além disso, pode ser também que esse nosso profissional somente tenha ido ao local para fechar o serviço com o cliente e só voltará com o documento pronto para entrega, sem efetuar nenhuma verificação e/ou avaliações.
A substituição da razão social, do endereço e dos demais dados é rápida e prática, atentando até, quem sabe, verificar quantas páginas tem o PPRA, pois para alguns profissionais, quanto mais páginas melhor, para, finalmente, efetuar a entrega do programa a seu cliente e receber o valor combinado.
Vejamos, então, o desdobramento nesse caso.
Ao receber os modelos, esse profissional acaba escolhendo aquele que mais chama a sua atenção[1], em vez de entender o que a NR 9 exige, elaborando o seu PPRA, e de solicitar a ajuda dos profissionais dentro do grupo ou um colega mais próximo para orientá-lo.
Na errônea comparação de que aquele modelo pode ser aplicado para qualquer Posto de Gasolina, acaba esquecendo que cada estabelecimento tem sua particularidade e seus riscos, que, conforme a atividade do posto haverá semelhanças, mas também diferentes condições, cargos com atribuições incompatíveis com as funções exercidas, associações de outros agentes e processos de trabalho, a utilização de produtos químicos diferentes, nocivos, entre tantas outras diversidades.
Vemos, então, que o modelo é só o modelo e não a solução pronta.
As consequências que um PPRA mal elaborado pode causar são devastadoras, pois pode ter sido deixado de ser reconhecido um risco ambiental que, provavelmente, acarretará em prejuízos futuros aos empregados expostos, culminando em processos trabalhistas, em indenizações e, certamente, nas responsabilizações civil e criminal do profissional que o elaborou solidariamente com o dono da empresa ou estabelecimento que contratou o serviço.
Quando, então, abordamos neste artigo a questão sobre documentação de Segurança e Medicina do Trabalho, e inserimos o texto “Dê a sua cara”, o fazemos na preocupação de ajudar esses profissionais a não cometerem tais erros como apresentamos anteriormente. Em seguida, vamos exemplificar como aproveitar a ajuda e transformá-la na sua ferramenta de trabalho.
Inicialmente, ao elaborar um documento, qualquer que seja a dificuldade sempre será um fator existente, visto que a complexidade das informações nos compele a pesquisar, estudar e transportar essa informação para o papel.
Em aulas, eu procurava incentivar sempre os alunos a criarem seus documentos, dando a sua cara, mas como é isso?
Vamos partir inicialmente de um conceito que deve ser entendido na elaboração de um documento, considerando que ele possa ser um Check-List, uma APR — Análise Preliminar de Risco, uma IT — Instrução de Trabalho, uma Ficha de Controle de Fornecimento de EPI, uma Ficha de Inspeção de Área, um Relatório de Investigação de Acidente, um Controle de DDS — Diálogo Diário de Segurança, entre tantos outros documentos existentes ou necessários, e que devem então obedecer aos seguintes aspectos:
1. O documento que você estará elaborando tem uma finalidade, isto é, o que você pretende evidenciar;
3. Se for referente a algum equipamento, veículo ou máquinas deverão existir informações mais detalhadas para que possam compor o documento;
4. Existe algum empregado que conheça bem aquele equipamento, aquele veículo ou aquela máquina, o qual possa acrescentar informações importantes para o documento;
5. Qual seria o melhor software para elaborar o documento, conforme as informações que serão evidenciadas para as análises ou os relatórios[2] que serão gerados;
6. O layout[3] do documento é de fácil visualização e compreensão, não confundindo quem utiliza e quem gerência o seu uso;
7. Existe uma rotina e uma orientação para a utilização do documento;
8. Por último, na implantação, verificar as deficiências e as necessidades de melhoria do documento, lembrando que não se cria um documento de forma definitiva.
Após termos conhecimento dessas etapas, podemos, então, elaborar o documento, aproveitando, se desejado, modelos existentes já em utilização, advindos de colegas, grupos de discussão, entre outros.
Uma vez de posse de pelo menos três modelos, avalie o conteúdo seguindo o roteiro apresentado anteriormente, anotando as deficiências, isto é, o que falta no documento para atender você.
De cada um dos três documentos, retire as melhores informações que você avaliou serem pertinentes com a necessidade do novo documento; acrescente as informações que faltam e formate o documento utilizando um layout que seja fácil e agradável de trabalhar.
Ao fazer esse processo de criação do layout, você estará “Dando a sua cara”, ou seja, criando um padrão a ser adotado para qualquer documento que estiver elaborando futuramente.
Para melhor demonstrarmos, utilizaremos como exemplo a elaboração de uma Ficha de Registro de Treinamento, cujas informações que deve conter o novo documento são:
a) Nome do Treinamento;
b)
Conteúdo Programático;
c)
Data, Mês e Ano;
d)
Horário Inicial e Final;
e)
Carga Horária;
f)
Condição do Treinamento;
g)
Nome e Função do Instrutor;
h)
Local do Treinamento;
i)
Controle de Centro de Custo por Setor;
j)
Nome, Função e Assinatura dos participantes.
Mediante essas informações que foram identificadas como as necessárias para compor o documento que servirá de registro de Treinamentos para sua empresa. Para podermos montar nosso documento, façamos, então, a coleta dos campos que serão integrantes, observando e analisando conforme os critérios já apresentados e também conforme a tônica de facilidade de preenchimento, analisando o que cada modelo oferece de informação.
O novo documento foi elaborado com as informações dos três modelos, recebendo uma nova “aparência” e uma redistribuição dos campos, a partir do qual, então, criamos o “nosso documento”, ou seja, “Demos a nossa cara”.
Por meio desse exemplo, outros documentos podem ser elaborados com a mesma facilidade.
Esse processo já difere para a elaboração de um PPRA, PCMAT, PGR, PCMSO, entre outros Programas e Laudos. Nesses casos em específico, um modelo pode orientar na elaboração, mas você deve, antes de tudo, efetuar uma verificação com a Norma Regulamentadora e com a Legislação específica quanto ao seu atendimento, atentando para as atualizações que decorem ao longo do ano.
Podemos inclusive utilizar na elaboração de documentação referente ao Ministério do Trabalho o Ementário, que, como já abordado no Tópico anterior, oferecerá um grande auxílio no cumprimento da legislação. No processo de elaboração de Programas, Laudos, Relatórios, Apresentações, Manuais ou qualquer outro documento específico, procure sempre adotar o conceito de “Dar a sua cara”, criando, assim, uma padronização.
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