PRECISO DE UM MODELO...

 

A frequência em pedidos de modelos que são presentes em vários grupos de discussão abre uma preocupação muito grande quanto ao nível de formação e conhecimento de vários profissionais da área de SST.

Quando há um pedido de modelo, fica claro e entende-se que aquele profissional não sabe elaborar o documento do qual pede um modelo (isto fica bem óbvio).

Mas vamos abrir uma nova forma de trabalhar esta deficiência.

Qual a dificuldade deste profissional em criar o documento e propor a ajuda no grupo para que os pontos assertivos sejam mantidos e os pontos deficitários sejam trabalhados e melhorados?

Ou seja, os colegas do grupo ajudaram a demonstrar estas condições e assim orientar este profissional a construir um documento mais bem estruturado.

Na errônea comparação de que aquele modelo pode ser aplicado para qualquer organização, acaba esquecendo que cada estabelecimento tem sua particularidade e seus riscos, que, conforme a atividade do posto haverá semelhanças, mas também diferentes condições, cargos com atribuições incompatíveis com as funções exercidas, associações de outros agentes e processos de trabalho, a utilização de produtos químicos diferentes, nocivos, entre tantas outras diversidades.

Vemos, então, que o modelo é só o modelo e não a solução pronta.

As consequências que um documento mal elaborado pode causar são devastadoras, pois pode ter sido deixado de ser reconhecida informações que, provavelmente, acarretará em prejuízos futuros aos empregados expostos, culminando em processos trabalhistas, em indenizações e, certamente, nas responsabilizações civil e criminal do profissional que o elaborou solidariamente com o proprietário da organização que contratou o serviço.

Inicialmente, ao elaborar um documento, qualquer que seja a dificuldade sempre será um fator existente, visto que a complexidade das informações nos compele a pesquisar, estudar e transportar essa informação para o papel.

Em aulas quando ministrava, eu procurava incentivar sempre os alunos a criarem seus documentos, dando a sua cara, mas como é isso?

Vamos partir inicialmente de um conceito que deve ser entendido na elaboração de um documento, considerando que ele possa ser um Check-List, uma APR — Análise Preliminar de Risco, uma IT — Instrução de Trabalho, uma Ficha de Controle de Fornecimento de EPI, uma Ficha de Inspeção de Área, um Relatório de Investigação de Acidente, um Controle de DDS — Diálogo Diário de Segurança, entre tantos outros documentos existentes ou necessários, e que devem então obedecer aos seguintes aspectos:

1.     O documento que você estará elaborando tem uma finalidade, isto é, o que você pretende evidenciar.

2.    Identificado o que se pretende evidenciar, quais as informações que devem estar inseridas nesse documento.

3.     Se for referente a algum equipamento, veículo ou máquinas deverão existir informações mais detalhadas para que possam compor o documento.

4.   Existe algum empregado que conheça bem aquele equipamento, aquele veículo ou aquela máquina, o qual possa acrescentar informações importantes para o documento.

5.     Qual seria o melhor software para elaborar o documento, conforme as informações que serão evidenciadas para as análises ou os relatórios que serão gerados.

6.     O layout do documento é de fácil visualização e compreensão, não confundindo quem utiliza e quem gerencia o seu uso.

7.       Existe uma rotina e uma orientação para a utilização do documento.

8.  Por último, na implantação, verificar as deficiências e as necessidades de melhoria do documento, lembrando que não se cria um documento de forma definitiva.

Após termos conhecimento dessas etapas, podemos, então, elaborar o documento, aproveitando, se desejado, modelos existentes já em utilização, advindos de colegas, grupos de discussão, entre outros.

Uma vez de posse de pelo menos três modelos, avalie o conteúdo seguindo o roteiro apresentado anteriormente, anotando as deficiências, isto é, o que falta no documento para atender você.

De cada um dos três documentos, retire as melhores informações que você avaliou serem pertinentes com a necessidade do novo documento; acrescente as informações que faltam e formate o documento utilizando um layout que seja fácil e agradável de trabalhar.

Ao fazer esse processo de criação do layout, você estará “Dando a sua cara”, ou seja, criando um padrão a ser adotado para qualquer documento que estiver elaborando futuramente.

Nesses casos em específico, um modelo pode orientar na elaboração, mas você deve, antes de tudo, efetuar uma verificação com a Norma Regulamentadora e com a Legislação específica quanto ao seu atendimento, atentando para as atualizações que decorem ao longo do ano.

No processo de elaboração de Programas, Laudos, Relatórios, Apresentações, Manuais ou qualquer outro documento específico, procure sempre adotar o conceito de “Dar a sua cara”, criando, assim, uma padronização.

Padronizar é o processo que consiste em estabelecer, mediante métodos de trabalho, identificação do ambiente, necessidades de controles e, principalmente, o atendimento aos requisitos que, após seu minucioso estudo, visa obter aquilo que melhor atenda às necessidades da empresa, dentro das possibilidades e das condições existentes, em documentos que apresentem um layout de fácil compreensão e objetividade.

Dentro do processo de elaboração de uma documentação, devemos padronizar um modelo a ser adotado, criando, assim, o nosso padrão de modo a não termos documentos de diversas formas e sem uma identidade.

“Ver aquilo que temos diante do nariz requer uma luta constante.”

 George Orwell

Eric Arthur Blair, mais conhecido pelo pseudónimo George Orwell, foi um escritor, jornalista e ensaísta político inglês, nascido na Índia Britânica.